Aplikasi Absensi Online, Solusi Efektif Mengatur Ratusan Karyawan

Solopos.com, SOLO–Sebagai Staff HR atau Manager HR wajib mengetahui pentingnya aplikasi absensi online yang sangat membantu dalam pengelolaan karyawan dalam suatu perusahaan.

Human Resource Department (HRD) memiliki peran penting dalam perusahaan memiliki tanggung jawab dalam merekrut, menyaring, mewawancarai, dan menempatkan calon karyawan.

Promosi Jalur Mudik Pantura Jawa Makin Adem Berkat Trembesi

Namun tak berhenti sampai di situ, dalam kesehariannya, HRD juga memiliki tugas seputar pengelolaan karyawan.

HRD akan terlibat dalam pelatihan dan pengembangan SDM, mengawasi kepuasan dan produktivitas karyawan saat ini, menjadi penengah konflik, menghitung tunjangan dan gaji hingga memastikan kedisiplinan karyawan dengan memantau waktu kedatangan mereka.

Sebelumnya, ketika kehadiran karyawan dicatat baik secara manual menggunakan pena dan kertas atau di lembar kerja Excel pada sistem komputer, tidak mudah untuk mengidentifikasi siapa saja karyawan yang datang terlambat.

Padahal tidak akuratnya pencatatan kehadiran itu bisa berdampak negatif pada penghitungan gaji atau bonus. Dalam kasus seperti ini, aplikasi absensi online dapat membantu HRD mengawasi kedisiplinan dan produktivitas karyawan.

Mengenal Absensi Online

Absensi online adalah pencatatan kehadiran dengan sistem cloud yang terhubung dengan database secara real-time. Sistem cloud ini akan menyimpan data absensi secara otomatis tanpa perlu melakukan rekapitulasi.

Selain itu, data absensi yang telah masuk dapat diakses di mana pun dan kapan pun, dengan catatan Anda tetap terhubung dengan jaringan internet.

Dengan software berbasis cloud dalam memanajemen data absensi karyawan ini, absensi online dapat melakukan tracking pegawai berdasarkan lokasi (GPS) dan face recognition, serta bisa mencatat jam kerja secara real-time juga memantau aktivitas kehadiran karyawan dengan efektif dan efisien.

Perbandingan Absensi Online dengan Absensi Konvensional

Terdapat beberapa perbandingan antara absensi online dengan absensi konvensional, di antaranya sebagai berikut:

• Jika Anda menggunakan absensi konvensional, Anda harus datang ke tempat untuk absen, sedangkan jika Anda menggunakan absensi online Anda bisa melakukannya di mana pun Anda berada atau multi lokasi.
• Penggunaan absensi konvensional menjadikan Anda lebih sering melakukan kontak fisik dengan alat absen, sedangkan dengan absensi online Anda bisa mengurangi kontak fisik dengan alat. Hal ini juga menjadikan sangat aman di masa pandemi seperti sekarang ini.
• Absensi konvensional cenderung membuat antrean panjang saat mengisi presensi, sedangkan menggunakan absensi online Anda tidak berlama-lama mengantre karena Anda dapat melakukannya menggunakan ponsel.
• Peralatan absensi konvensional cenderung rawan rusak karena seringnya pemakaian, tidak hanya itu, penggunaan absensi konvensional memerlukan perawatan yang rutin. Sebaliknya, dengan menggunakan absensi online Anda tidak perlu khawatir alatnya akan rusak karena absensi ini hanya membutuhkan smartphone Anda.

Nah, setelah mengetahui penjelasan di atas, apakah Anda tertarik untuk menggunakan absensi online? Pastinya tertarik dong. Bagaimana tidak, dengan segala keefektifannya absensi online dapat menjadikan masalah pengisian daftar hadir menjadi lebih mudah!

Keuntungan Penggunaan Aplikasi Absensi Online untuk Perusahaan

Berikut adalah alasan penting mengapa aplikasi absensi online dibutuhkan oleh HRD dan sangat dibutuhkan untuk pengelolaan data dan administratif karyawan dalam perusahaan.

1. Akurasi yang Lebih Baik

Kehadiran cara manual rentan terhadap kesalahan dan dimanipulasi oleh manusia. Tak jarang banyak staf mengeluh bahwa mereka mendapatkan data yang salah dari tim HRD, seperti data kehadiran yang tidak akurat. Ketidaktelitian semacam ini akan berdampak pada penghitungan gaji yang akhirnya berdampak buruk bagi semua orang.

Oleh karena itu, ada baiknya bagi pemilik bisnis mulai menggunakan aplikasi absensi online. Dengan begitu, pekerjaan tim HRD akan lebih terkelola dan mengurangi human error serta data dan informasi yang disajikan akan lebih akurat.

2. Lebih Efisien

Mengelola data kehadiran secara manual tentunya sangat menyita waktu. Mungkin tidak menjadi masalah jika perusahaan memiliki tidak lebih dari 20 karyawan, tetapi bagi perusahaan yang memiliki ratusan hingga ribuan karyawan, akan menjadi pekerjaan besar. Bayangkan tim HRD harus memproses dokumen spreadsheet dengan ribuan baris.

Dengan aplikasi absensi online, tim HRD dapat memantau absensi karyawan dengan mudah. Oleh karena itu, download aplikasi cuti berbasis web agar pekerjaan tim HRD di perusahaan akan lebih efisien karena pencatatan kehadiran dan penghitungan gaji dilakukan secara otomatis.

3. Mudah untuk Memantau Jam Kerja Karyawan

Bekerja dari rumah menyulitkan tim HRD untuk memantau kinerja karyawan. Tidak ada yang tahu apakah karyawan tersebut bekerja atau malah tidur siang. Di sisi lain, hanya memantau karyawan lewat aplikasi messenger seperti WhatsApp mungkin tidak akan optimal.

Berbeda halnya jika memakai aplikasi absensi online, informasi seperti ketidakhadiran, lembur, dan cuti sakit dapat tersedia dalam sekejap sehingga Anda dapat dengan mudah memantau kehadiran karyawan.

4. Tingkatkan Manajemen Karyawan

Aplikasi absensi secara online juga memudahkan tim HR untuk mengurus cuti karyawan. Sistem aplikasi sudah menampung data sehingga staf HRD tinggal masuk ke aplikasi untuk melihat berapa banyak cuti yang tersisa pada karyawan tertentu.

Dengan cara ini, karyawan juga tidak perlu berkali-kali bertanya kepada staf HRD untuk mengetahui berapa banyak sisa cuti yang mereka miliki. Karyawan dapat langsung mengajukan cuti dan mendapat approval dari supervisor.

Tak cuma membantu mengelola cuti, aplikasi absensi online juga memudahkan pengelolaan semua hal yang berhubungan dengan absensi. Mulai dari penghitungan bonus, lembur, hingga gaji.

5. Memeriksa Keberadaan Karyawan

Beberapa aplikasi absensi online dilengkapi dengan fitur pelacakan GPS yang memungkinkan manajer untuk memeriksa posisi karyawan berada saat jam kerja.

Pelacakan GPS sangat penting, terlebih selama kebijakan work from home (WFH) karena pandemi Covid-19 masih berlangsung. Dengan mengetahui fakta bahwa diri mereka selalu dipantau, karyawan dapat fokus pada pekerjaan mereka.

Tips Memilih Aplikasi Absensi Online untuk Karyawan

Aplikasi absensi online karyawan saat ini telah menjadi sebuah sistem perangkat lunak yang diperlukan oleh perusahaan, guna mengatur tata kelola data absensi karyawan.

Terlebih lagi jika jumlah karyawan mencapai ratusan atau ribuan dan tersebar di beberapa cabang, maka sistem absensi online sangatlah diperlukan bagi perusahaan.

Oleh karena itu, diperlukan sebuah aplikasi absensi online yang mampu mengelola data karyawan, sekalipun jadwal kerja memiliki banyak variabel, seperti ada berbagai macam jenis sif dan lembur, kemudian jadwal piket dan lainnya.

Jika hanya mengandalkan sistem bawaan yang ada pada mesin absensi, pastinya akan sulit diandalkan, mengingat jumlah karyawan yang banyak. Sekarang sudah saatnya Anda memangkas biaya operasional dengan menggunakan aplikasi absensi online, apa saja yang bisa mengurangi pengeluaran perusahaan?

• Mesin absensi, Anda bahkan tidak perlu membeli perangkat ini. Karena karyawan bisa absen melalui aplikasi yang di install di smartphone mereka
• Proses birokrasi jadi terpangkas, dalam aplikasi absensi yang bagus terdapat menu shortcut untuk melakukan kegiatan kepersonaliaan seperti request cuti dan juga approve/reject. Dengan begini Anda dapat menghemat waktu.

Oleh karenanya kami memberikan beberapa tips memilih aplikasi absensi karyawan berbasis online, yang terbaik untuk perusahaan. Dari berikut adalah tips-tipsnya :

1. Pilih Aplikasi yang Punya Banyak Fungsi

Agar tidak terlalu banyak menggunakan sistem, kami sarankan memilih aplikasi absen yang memiliki banyak fitur dan terintegrasi satu sama lain.
Banyak fitur akan mempermudah pengguna (karyawan) dalam melakukan administrasi kepersonaliaan, seperti melakukan pengajuan kemudian melihat berbagai macam laporan seperti, laporan kehadiran dan payslip.

2. Terintegrasi dengan Payroll

Absen dan payroll atau penggajian merupakan 2 hal yang seharusnya terintegrasi satu sama lain, sehingga laporan kehadiran setiap bulan atau periodenya dapat langsung otomatis di proses ke penggajian, sehingga mempercepat proses payroll.

3. Sistem Cloudbase yang Aman

Pada umumnya aplikasi absensi online menggunakan cloud-base sebagai tempat penyimpanan data log. Oleh karenanya kami sangat menganjurkan Anda menggunakan vendor atau developer aplikasi yang memiliki kredibilitas tinggi.

Karena absensi berkaitan dengan data karyawan di perusahaan, maka menjadi sangat penting agar data itu tidak dicuri dan serta disalahgunakan oleh yang tidak bertanggung jawab.

Jangan menggunakan aplikasi absensi karyawan yang gratisan karena data di dalamnya begitu berharga jadi sebaiknya pilih yang sudah terjamin.

4. Pastikan Mereka Memiliki Sertifikasi SSL

Apa itu SSL? SSL (Secure Socket Layer) adalah lapisan keamanan untuk melindungi transaksi di website atau aplikasi dengan teknologi enkripsi data yang canggih, sehingga tidak mudah dibajak.

Hal ini juga tidak kalah penting, ketika Anda hendak menggunakan aplikasi absensi online tanyakan hal ini kepada vendor atau pengembang.

Rekomendasi Aplikasi Absensi Online Terbaik

Mekari Talenta adalah salah satu HRIS (Human Resources Information System), yakni software (perangkat lunak) untuk mengatur manajemen SDM. Software HRIS biasanya bertujuan mengurangi beban kerja administrasi di bidang penggajian, absensi, performance appraisal, maupun perpajakan karyawan.

Selain itu, Mekari Talenta juga menyediakan fitur mobile friendly yang dapat memudahkan karyawan perusahaan untuk mengakses Mekari Talenta melalui smartphone maupun gadget lainnya.

Fitur-fitur yang disediakan Mekari Talenta juga sangat lengkap sehingga memudahkan karyawan dalam melakukan pekerjaan. Misalnya, pada fitur payroll, komponen seperti bonus, tunjangan, pajak, insentif, dan masih banyak lagi.

Absensi Online Termudah melalui Mekari Talenta

Dikutip dari situs Mekari Talenta mengenai aplikasi absensi online di https://mekari.com/produk/absensi-kehadiran-online/, Adapun berbagai keunggulan yang akan Anda dapatkan jika menggunakan layanan dari Mekari Talenta ialah sebagai berikut:

1. Fitur yang Bervariasi

Keunggulan dari Mekari Talenta ini salah satunya adalah fitur yang disediakan sangat banyak dan bervariasi. Mulai dari pinjaman tunai, halaman recruitment, halaman cuti custom, hingga pengumuman karyawan pun disediakan oleh Mekari Talenta ini, berikut ini detail fiturnya:

Fitur Payroll

Fitur ini membantu perusahaan dalam menghitung dan bisa membayar payroll bagi karyawan secara otomatis setiap bulannya. Proses payroll lebih efektif dan efisien karena tidak harus dilakukan hanya di kantor karena bisa diakses di mana saja.

Fitur Manajemen Waktu

Melalui fitur ini, tim HR perusahaan bisa dengan mudah melakukan otomatisasi proses cuti karyawan dan lemburan yang dilakukan.

Fitur Absensi Mobile

Dengan fitur absensi mobile, seluruh karyawan dapat melakukan absensi dengan lebih mudah. Fitur ini juga memudahkan tim HR dalam melakukan pengawasan pada absensi karyawan sewaktu-waktu diperlukan.

Fitur Database Karyawan

Fitur ini dapat membantu HR dalam mengurus pengelolaan data dan informasi terkait karyawan di perusahaan. Mulai dari data pribadi, informasi seputar tunjangan, hingga fasilitas yang berhak diterima karyawan sesuai kontrak kerjanya.

2. Kostumisasi yang Sangat Terperinci

Semua hal yang diatur di dalam Mekari Talenta diatur secara sangat terperinci, bahkan bisa membuat rumus cuti sendiri dan rumus denda sendiri yang sesuai dengan kebijakan atau ketentuan perusahaan.

3. Tim Support yang Responsif

Customer Service dari Mekari Talenta akan dengan sigap membantu Anda dalam membantu hambatan atau kendala yang terjadi.

Menggunakan Mekari Talenta tentu akan sangat membantu dalam hal pengkondisian karyawan dengan sistem otomatisnya yang akan sangat membantu perusahaan apalagi kondisi pandemi yang membuat mayoritas perusahaan masih menerapkan kebijakan WFH.

Dengan adanya fitur-fitur ini maka tentu saja pengelolaan sumber daya di dalam perusahaan jauh lebih mudah dan optimal.

Anda bisa langsung menggunakan layanan dari Mekari Talenta melalui website mereka yang bisa diakses di mana pun dan kapan pun.

Demikian informasi mengenai aplikasi absensi secara online untuk karyawan yang bisa Anda jadikan referensi dalam memilih aplikasi. Semoga bermanfaat!